Uma das tarefas mais fundamentais e importantes da administração das instituições de ensino é a gestão correta dos documentos. São muitos papéis relacionados aos alunos, funcionários e sobre o próprio local da instituição.
É bastante importante dar mais atenção a essa gestão, porque pode comprometer a rotina dos profissionais e o processo de aprendizagem dos alunos. Infelizmente, não são todas as instituições que adotam práticas eficientes para realizar essa tarefa e acabam cometendo alguns erros durante o processo.
Confira alguns dos erros mais comuns nas instituições de ensino, quando se fala sobre documentos:
Erro 1: Desconsiderar as normas de gestão de documentos nas instituições de ensino
Existem recomendações específicas para cada tipo de documento que o MEC requer. Cada documento tem seu período de vigência e prazos de precaução para continuar nas instituições.
Um ponto que o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) adverte não poder acontecer é o descarte do documento original depois da sua digitalização. Toda eliminação de um documento original e sua cópia precisa de uma avaliação prévia para definir o prazo e a destinação.
Isso acontece porque o suporte eletrônico não é uma garantia de preservação do documento, já que pode acontecer incidentes com equipamentos e softwares.
Erro 2: Gerenciar somente os documentos impressos
Os recursos tecnológicos novos também vieram em favor da gestão documental. Trabalhar somente com arquivos físicos é gerar uma limitação, perda de espaço físico e tempo na hora de procurar por algum documento específico, além de colocar em risco a segurança das informações arquivadas.
Além de otimizar a prática, ela permite a busca inteligente, o controle de acesso de usuários e a segurança da informação. Nós temos um sistema para digitalizar e arquivar seus documentos também. Nossa parceria é com o aplicativo Holmes.
Adicionando esse método no seu dia a dia, você vai perceber uma melhora rápida no desempenho dos profissionais que trabalham com você, assim como agilidade na hora de encontrar o que precisam. Entre em contato com a gente e tire todas as suas dúvidas!
Erro 3: Negligenciar armazenamento de documentos físicos
Bom, já falamos sobre a importância de ter seus documentos em versões físicas e digitais. Mas, o que você acha sobre armazenar aqueles que já foram digitalizados e não precisam de tanta atenção a todo momento?
Essa é outra estratégia para você otimizar o tempo da sua equipe. Armazenando documentos físicos em local seguro e fora da zona de trabalho, ajuda a criar uma harmonia e sensação de paz para o ambiente. Fora a organização e aumento do espaço físico que a instituição ganha imediatamente.
Erro 4: Deixar as informações acessíveis a todos
Negligenciar a segurança da informação é algo bem sério, seja de arquivos físicos ou digitais. Existem dados que não podem ser acessados por qualquer pessoa e é fundamental que se tenha alguém responsabilizado para realizar o controle de acesso desses documentos.
Outra saída é que a instituição implementa um sistema de segurança ou tranca. Sobre os arquivos digitais, é importante que exista um login e senha para as pessoas autorizadas.
Erro 5: Não adotar um método para organizar os documentos
Caso você esteja com dificuldade de encontrar algum documento, é uma indício de que esse método de organização não está eficiente.
Separe os documentos em pastas em ordem cronológica ou alfabética. Sempre considere datas de vencimentos e emissões. Usar pastas de cores diferentes para cada tipo de documento, além de etiquetas coloridas, são uma ótima saída para saber onde está cada coisa. Guardar os arquivos em posição vertical ajuda a economizar espaço nos armários.
Sempre considere as necessidades da sua instituição, elas serão seu norte para a organização. É bom lembrar que o exercício de organização dos documentos precisa ser refeito de tempos em tempos. Documentos têm validade.
Erro 6: Não ter cópias de segurança
Realizar backups das informações digitais e cópias de segurança de documentos físicos devem ser parte da rotina da instituição. É importante manter essas cópias porque incidentes físicos e virtuais podem acontecer.
Com o avanço da tecnologia, os crimes cibernéticos estão em alta e algumas universidades já foram alvo delas. É importante saber como está a segurança virtual da sua instituição também. Existem profissionais especializados em invadir o seu espaço virtual para te dizer onde precisa de mais segurança.
E você?
Já pensou em quais pontos sua instituição precisa melhorar? Todas essas 6 dicas também são válidas para empresas, empreendedores e até quem trabalha como home office, tudo é adaptável.
Ter uma rotina de organização do ambiente de trabalho e dos documentos é uma das grandes chaves para ser um bom profissional, e nós podemos te ajudar com isso!
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